I vintras flyttade jag utomlands. Jag flydde kylan och mörkret och hyrde en lägenhet i Buenos Aires i sex veckor. Lyxigt? Absolut! Men det var inte semester.
Modern teknik gör det möjligt att jobba överallt i världen, och för mig gick det precis lika bra att skriva, mejla och göra research i Argentina. Men jag ville även delta i redaktionens möten, och lösningen blev det som kallas för videomöten eller videokonferens.
Många tror att det här är dyrt och avancerat, och så kan det förstås vara. Det finns företag som hyr ut videokonferensrum för flera tusenlappar i timmen och att inreda ett eget rum går på hundratusentals kronor. Men för alla som tycker att det låter orimligt dyrt finns det förstås billigare lösningar. Ja, det kan till och med bli gratis.
Skype med vanlig dator
Att köra videomöten via Skype är inte konstigare än att använda programmet för vanliga videosamtal. Den enda skillnaden är förstås att det sitter mer än en person framför kameran.
I vårt fall satt jag vid min bärbara dator i Buenos Aires, medan resten av redaktionen befann sig i vårt vanliga mötesrum i Stockholm. Det enda som krävdes var några extra prylar.
Om vi bortser från hårdvaran är den här lösningen gratis. Det går nämligen utmärkt att köra ett gratisabonnemang även för videosamtal. Vill ni använda funktionen gruppsamtal krävs dock att minst en av deltagarna har ett så kallat Premium-abonnemang för 80 kronor i månaden.
Gruppsamtal betyder att fler än två datorer är inkopplade samtidigt. Jag kunde med andra ord ha möte med mina kollegor Andreas, Lina och Mattias – trots att de två senare jobbade hemma den aktuella dagen.
Gruppsamtal fungerar med upp till tio deltagare, men för att få video måste du använda datorn. En mobilanvändare kan visserligen delta, men då utan video.
Den som vill slippa de här begränsningarna kan i stället välja Google Hangouts (www.google.com/hangouts). Det här är Googles gratis alternativ för videomöten, och här kan tio personer delta, oavsett plattform.
Hackade ibland
Det är viktigt att vara medveten om att Skypes gratislösning inte fungerar lika bra som de dyra proffslösningarna. I vårt fall hackade både ljud och bild av och till, och eftersom vi använde vårt vanliga konferensrum var varken ljud- eller ljusförhållandena optimala.
För proffslösningar brukar man prata om ”telepresence”, alltså att ljud och bild
är så bra att det känns som att de andra deltagarna befinner sig i samma lokal. I vårt fall blev tekniken aldrig så osynlig.
Det krävs dessutom en hel del mötesdisciplin för den som vill hålla möten på distans. Det är viktigt att inte prata i munnen på varandra och att vara tydlig. Att vänja sig vid kameran är också något som tar tid.
Men det centrala är att vår budgetlösning trots allt funkade. Och hur konstigt det än låter så kändes det faktiskt som om jag var närvarande på våra möten, trots att jag satt i en lägenhet 12 000 kilometer bort.
Det här kräver Skype:
- Dator med minst 1 GHz-processor, Windows XP, Windows Vista, Windows 7 eller Windows 8.
- Internetuppkoppling med en nedladdningshastighet på 128 kilobit per sekund (minimum) eller 1,5 megabit per sekund (högupplöst video). För gruppsamtal rekommenderas två megabit per sekund (tre personer) eller åtta megabit per sekund (sju personer eller mer). Rekommenderad uppladdningshastighet varierar mellan 128 kilobit per sekund (minimum) och 512 kilobit per sekund (vid gruppsamtal).
- Webbkamera. Datorns inbyggda duger bra, men en extern modell ger ofta bättre resultatet.
- Mikrofon och hörlur/högtalare. Datorns inbyggda räcker, men du kan få bättre resultat med en extern.
Läs mer på www.skype.se. Här finns mer information om Skypes företagslösningar: www.skype.com/en/business
4 alternativ för dig som har råd
I bilden till vänster har vi beskrivit vår utrustning. Vill du investera mer? Läs här!
Allt i ett. Logitech BCC950 Conferencecam är en allt i ett-lösning för videomöten. Den innehåller en mikrofon och en högtalare som fungerar för avstånd på upp till 2,4 meter. Den höj- och sänkbara kameran kan panoreras, vinklas och zoomas med hjälp av en fjärrkontroll, och den har autofokus.
Pris: Från 2 100 kronor. Läs mer: www.logitech.se
Lagom dyr. Creative Live Cam Inperson HD är en webbkamera som har anpassats för videomöten. Den har fyra inbyggda mikrofoner och ett system för att reducera brus. Till skillnad från Logitech-systemet innehåller den däremot inga högtalare.
Pris: Från 1 200 kronor. Läs mer: www.creativelabs.se
Ljudlig. Om du är nöjd med din kamera kan du välja att bara köpa en så kallad högtalartelefon, exempelvis Jabra Speak 410. Den innehåller mikrofon och högtalare som är gjorda för att ta upp röster från hela rummet. Du kopplar den direkt till datorns usb-ingång.
Pris: Från 800 kronor. Läs mer: www.jabra.com
Komplett paket. Nyligen lanserades Google ett komplett paket för videokonferenser. Det heter Chromebox for Meetings och består av en webbkamera, en kombinerad mikrofon och högtalare samt en Chromebox (en dator som kör Googles eget system Chrome). Det enda du behöver är en skärm eller tv. Svenskt lanseringsdatum är okänt, men i USA kostar den 1 000 dollar (6 500 kronor).
Läs mer: www.surftips.se/meetings
Kom igång med Skype-möten
1. Registrera dig
Gå in på www.skype.com och klicka på Gå med. Fyll i den webbadress du vill använda och klicka på Jag godkänner – fortsätt. Eftersom Skype ägs av Microsoft är det enklaste att använda en Outlook-, Hotmail- eller Live-adress. Om du vill skapa en ny sådan klickar du på Registrera dig för en ny e-postadress. Med hjälp av din Microsoft-adress och ditt lösenord kan du nu logga in på ditt Skype-konto.
2. Ladda hem…
Du måste också ladda hem Skype-programmet. Det gör du genom att klicka på Nerladdningar och välja Dator, Skaffa Skype för Windows skrivbord.
Nu laddar du hem installationsprogrammet och du öppnar det genom att klicka på SkypeSetup.
3. … och installera
Installationsprogrammet är enkelt och självförklarande, men två saker är viktiga att tänka på:
- Klicka bort Installera Skype-samtalslänk. Låter du den rutan vara ikryssad kommer alla telefonnummer på alla webbsidor att förvandlas till Skype-loggor.
- Avmarkera Gör Bing till min sökmotor och startsida. I annat fall kommer din nuvarande sökmotor och startsida att bytas ut.
4. Starta Skype
Nu öppnas Skype, och eftersom du har registrerat dig med ett Microsoft-konto klickar du på detta alternativ och fyller i mejladress och lösenord. Genom att kryssa i Använd Automatisk inloggning sparas dessa uppgifter. Klicka sedan på Jag är ny på Skype och godkänn användningsvillkoren.
5. Ställ in tillbehören
Nu får du en chans att ställa in datorn så att mikrofon, hörlur och högtalare fungerar som de ska. Som regel går det här med automatik, men om något inte fungerar kan du ändra inställningarna. Välj Fortsätt för att avsluta inställningsprogrammet. Vill du komma tillbaka till inställningarna kan du när som helst välja Verktyg, Alternativ, Allmänt. Om din video eller ditt ljud inte fungerar kan du behöva ändra enhet.
6. Uppgradera till Premium
Skype är gratis, men om du vill kunna videochatta med mer än en person måste du ha betalabonnemanget Skype Premium. Det kostar cirka 80 kronor i månaden. För att uppgradera öppnar du Skype och klickar på Skype, Konto. Nu visas sidan Mitt konto i webbläsaren, och här ska du välja Priser, Premium-konto, Skaffa Premium-konto. Ange rätt land och fyll sedan i namn och adress. Bestäm vilket betalkort du vill använda, fyll i uppgifter om ditt konto och godkänn betalningen. Efter en stund aktiveras ditt Premium-abonnemang.
7. Lägg till deltagarna
Starta Skype och lägg till de personer som ska delta i mötet i din kontaktlista. Det här behöver du bara göra en gång, och du gör det genom att klicka på Kontakter, Lägg till kontakt, Sök i Skype-katalogen. Skriv in personens mejladress och tryck på Retur-tangenten. Klicka på namnet och välj Lägg till i kontaktlista. Välj om du vill skriva ett eget meddelande och klicka på Skicka. När personen har accepterat inbjudan kan du se det i din kontaktlista.
8. Ring upp
Leta upp personen i din kontaktlista och klicka. Välj Videosamtal så ringer du upp. Personen får nu välja att besvara ditt samtal med video. Det dröjer nu några sekunder och sedan ser du personen på skärmen.
9. Skapa gruppsamtal
Om du vill starta ett gruppsamtal (vilket kräver att du har betalabonnemanget Premium) klickar du på en ny person och väljer Anslut till gruppsamtal.
10 smarta finesser i dina gruppmöten
1. Bjud in fler. För att bjuda in fler deltagare till konferensen är det bara att högerklicka på en person i din kontaktlista och välja Videosamtal.
2. Kasta ut folk. Alla deltagare i gruppen visas som små videofönster. Genom att högerklicka kan du kasta ut en deltagare från konversationen.
3. Spara din grupp. Du kan spara alla konferensdeltagare i en så kallad grupp. Den dyker upp i din kontaktlista, och du kan på så sätt bjuda in alla samtidigt.
4. Göm kontakter. Klicka här så får du mer plats för dina videofönster. Din kontaktlista göms och du ser bara det aktuella samtalet.
5. Chatta med tangentbordet. Du kan inte bara prata med konferensdeltagarna. Det går också att chatta via tangentbordet. Klicka här för att visa chattfältet. Det hamnar då under videofönstren.
6. Stäng av kameran. Har du dålig internetuppkoppling (eller om du tillfälligt inte vill bli sedd) kan du klicka på kameran för att stänga av videon. På samma sätt klickar du på mikrofonen för att tillfälligt stänga av ditt ljud.
7. Visa din skärm. Ibland är din skärm viktigare än ditt ansikte. Du kanske vill visa de andra deltagarna hur ett nytt program ser ut eller ett irriterande felmeddelande. I så fall kan du klicka på plus-ikonen för att byta ut bilden på dig själv mot en bild av din skärm. Du kan antingen visa hela skärmen eller ett aktivt fönster.
8. Skicka filer. Under plus-ikonen kan du även skicka bilder och andra filer till alla deltagare. Genom att välja Spara som kan de hämta filen.
9. Kolla uppkopplingen. Har du problem med uppkopplingen? Klicka här så får du se om det är datorn, uppkopplingen, webbkameran, högtalarna eller mikrofonen som krånglar. Du får också en möjlighet att åtgärda problemet.
10. Visa den som pratar. Som standard visas alla deltagarna i samtalet med lika stora videofönster (som på bilden). Det här kallas Statisk visning. Du kan byta till Dynamisk, vilket betyder att den eller de som pratar för tillfället visas i större fönster.